Te dices a ti mismo que lo escribirás más tarde, pero ese "más tarde" nunca llega. Esto se debe a que la memoria no es confiable, especialmente con el ajetreo de la vida. Un hábito eficaz de llevar un diario comienza con recordatorios inteligentes que te avisan en el momento justo para guardar esos pensamientos fugaces antes de que se desvanezcan. Usar aplicaciones de recordatorio, configurar alertas y fijar horarios específicos para anotar ideas es una estrategia eficaz para garantizar que no se pierda ninguna idea importante.
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Estamos constantemente bombardeados con información y distracciones: notificaciones, correos electrónicos, anuncios y el atractivo siempre presente de las redes sociales. Este flujo constante nos distrae y hace que sea fácil olvidar tareas, ideas o compromisos importantes. Lo que empeora las cosas es que las grandes ideas a menudo nos llegan cuando menos las esperamos.
El hábito de llevar un diario está inspirado en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen, que enfatiza la importancia de escribir las tareas e ideas en un sistema confiable tan pronto como vienen a la mente para liberar espacio mental.
Si bien el hábito de llevar un diario tiene sus raíces en el principio de “hacer las cosas”, es versátil y se puede incorporar a cualquier sistema de productividad.
Sin embargo, un buen hábito de llevar un diario no consiste en anotar ideas y tareas en cuadernos, notas adhesivas o aplicaciones al azar. Este enfoque a menudo conduce al caos y a la pérdida de detalles. En cambio, se trata de descargar intencional y consistentemente todo en un sistema externo confiable que se alinee con su estilo de vida y flujo de trabajo.
Esto garantiza que todo se almacene en una ubicación central, lo que facilita el acceso, la organización y la acción en el momento adecuado. La aplicación Recordatorios de Apple es una herramienta excelente que utilizo como un sistema de terceros confiable para anotar elementos rápidamente y mejorar Sistema de Gestión del Conocimiento Personal mía.
¿Por qué? En primer lugar, es gratuito e intuitivo, lo que lo hace accesible para cualquier persona con un dispositivo Apple. En segundo lugar, se sincroniza en todos mis dispositivos Apple, por lo que puedo anotar ideas en mi iPhone mientras estoy en movimiento y organizarlas más tarde en mi Mac. En tercer lugar, su simplicidad me permite agregar tareas o notas rápidamente sin quedarme atascado con funciones innecesarias.
Para aprovechar al máximo las capacidades de la aplicación Recordatorios para anotar elementos rápidamente, es importante configurarla para un uso óptimo. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
Crear una lista de captura personalizada (bandeja de entrada)
Las listas en la aplicación Recordatorios son una función poderosa para Organizar y clasificar tareas relacionadas.. El primer paso para iniciar una rutina de captura es crear una lista personalizada llamada capturar أو bandeja de entradaO mejor aún, cambie el nombre de la lista. Recordatorios defecto.
Este paso es esencial porque la lista Recordatorios El valor predeterminado es que las tareas se agregan automáticamente cuando usas Siri u otros métodos. Por lo tanto, si bien puedes crear otra lista personalizada para seleccionar elementos, tus tareas no se seleccionarán allí automáticamente.
Cambiar el nombre de una lista ayuda. Recordatorios Por defecto es algo como bandeja de entrada أو capturar Para aclarar su propósito y facilitar su integración en su flujo de trabajo.
A continuación te indicamos cómo cambiar el nombre de tu lista de recordatorios predeterminada:
- Abre la aplicación Recordatorios en tu Mac.
- Localizar la lista Recordatorios Predeterminado en la barra lateral debajo mis listas.
- Haga clic derecho (o control-clic) en el menú y seleccione rebautizar.
- Introduzca un nombre como bandeja de entrada أو capturary seleccione color وsímbolo, luego toque Ok.
Una vez que tengas una lista preparada capturar Dedicado, se convierte en un área de almacenamiento temporal para todas las tareas e ideas entrantes y no procesadas. Piense en ello como un espacio de almacenamiento digital donde puede volcar rápidamente cualquier cosa que le venga a la mente sin preocuparse por la organización inmediata.
En el futuro, cada vez que uses Siri, el widget Recordatorios, la Hoja para compartir o cualquier otra forma de agregar tareas, se agregarán automáticamente a tu lista. bandeja de entrada أو capturar. Desde allí, puedes revisarlos y organizarlos en listas convenientes durante las sesiones de revisión diarias o semanales.
Programe revisiones diarias o semanales para abordar las tareas pendientes registradas.
El objetivo de registrar tareas e ideas es sacarlas de tu mente y colocarlas en un sistema confiable, que te permita concentrarte en lo que es más importante. Sin embargo, dado que aún puedes olvidar aquellos elementos registrados y, por lo tanto, perder los plazos, el sistema solo funciona si revisas y organizas constantemente lo que has registrado.
Por lo tanto, es necesario programar un proceso de revisión diaria o semanal. Para completar tu lista de tareas de manera consistente y eficiente.
Esta revisión le permite revisar los elementos de tareas pendientes registrados, aclarar su propósito y organizarlos en categorías o proyectos dedicados. También permite establecer plazos, delegar tareas o descartar elementos que ya no sean relevantes.
La frecuencia de sus revisiones depende de su flujo de trabajo y del volumen de tareas que maneja. Quizás prefiera una revisión diaria rápida u optar por una revisión semanal más completa para la planificación. Independientemente de su preferencia, la clave es elegir un día y una hora constantes para sus revisiones y respetarlos.
A continuación, le indicamos cómo programar una revisión diaria o semanal en la aplicación Recordatorios:
- Abrir una aplicación Recordatorios e ir a la lista Artículos entrantes (captura).
- Haga clic en el signo + (más) En la esquina superior derecha para agregar un nuevo recordatorio. Introduzca un título, como por ejemplo Revisión semanal أو Revisión diaria, según su preferencia.
- Haga clic en el icono Información (I) junto al recordatorio.
- casilla de verificación En un día.
- A continuación, marque la casilla. en un momento Especifique la hora específica en que desea completar su revisión.
- Configure el recordatorio para que se repita para que aparezca automáticamente en su agenda.
- Haga clic en el menú desplegable repetición y seleccione personalizado En el fondo.
- En el siguiente menú emergente, seleccione A diario أو Semanalmente. si tu eliges Semanalmente, elige el día de la semana en que quieres completar tu revisión.
- toque en Ok.
Al configurar un recordatorio de revisión recurrente, crea una rutina estructurada que lo ayuda a procesar y organizar sus tareas pendientes de manera regular. Esto también le permite mantener un sistema de recogida limpio y organizado, reducir el desorden mental y afrontar cada día o semana con confianza.
Cómo registrar elementos rápidamente en la aplicación Recordatorios
La esencia de registrar tareas e ideas es la velocidad: debes agregar elementos a tu aplicación Recordatorios lo más rápido posible para evitar olvidarlos. La aplicación Recordatorios ofrece varias formas de registrar elementos sin esfuerzo, entre ellas:
1. Utilice Spotlight para abrir recordatorios
Si bien la aplicación Recordatorios actualmente no ofrece un atajo de teclado para todo el sistema (como el atajo de Entrada rápida en OmniFocus) para agregar tareas rápidamente, Spotlight ofrece una alternativa razonable. Si bien este método implica algunos pasos adicionales en comparación con el atajo de teclado personalizado, sigue siendo una forma confiable de abrir rápidamente Recordatorios y comenzar a capturar tareas.
Para abrir la aplicación Recordatorios usando Spotlight, toque Comando + Espacio En tu Mac, escribe Recordatorios Y presione Acceder Para abrir la aplicación y agregar tu tarea.
2. Usa Siri para agregar tareas sin usar las manos
Siri es una de las mejores formas de registrar elementos en la aplicación Recordatorios, especialmente cuando tengo las manos ocupadas. Todo lo que tienes que hacer es activar Siri diciendo “Hola Siri”, seguido de la tarea. Por ejemplo:
Oye Siri, recuérdame llamar al fontanero a las 9 de la mañana del viernes.
Hola Siri, recuérdame enviar un correo electrónico a un cliente mañana a las 10 a. m.
Si cambia el nombre de la lista de Recordatorios predeterminada a Recoger o Bandeja de entrada (como se muestra arriba), cualquier tarea agregada a través de Siri irá automáticamente a esa lista. También puedes configurar listas personalizadas para organizar tus tareas con Siri, como decir: “Oye Siri, agrega ‘comprar leche’ a mi lista de compras”.
3. Configurar un widget de acceso rápido
Cómo agregar widgets interactivos al escritorio de tu Mac Sirve como un atajo visual que mantiene tus herramientas favoritas a tu alcance. Agregar un widget de Recordatorios a su escritorio le permitirá ver y completar recordatorios rápidamente y abrir la aplicación.
Para agregar un widget de Recordatorios al escritorio de su Mac, haga clic derecho y mantenga presionada la tecla Ctrl en el fondo del escritorio, luego seleccione Editar elementos de la interfaz de usuario Para abrir el navegador de elementos de la interfaz de usuario. Buscar RecordatoriosLuego selecciona el tamaño del widget que prefieras y arrástralo a tu escritorio.
Si bien el widget Recordatorios le permite principalmente ver y completar tareas completadas directamente, también puede tocar el widget para abrir rápidamente la aplicación Recordatorios y agregar nuevos elementos como de costumbre.
Tener el hábito de llevar un diario es una técnica de productividad que le permite recuperar la claridad mental y concentrarse en lo que más importa. Con estos consejos, podrás utilizar fácilmente la aplicación Recordatorios para anotar y organizar tareas en tu Mac.
