Potentes herramientas para programar reuniones y encontrar horarios que funcionen para todos

Organizar reuniones de forma eficaz puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de encontrar horarios que funcionen para todas las partes involucradas. Afortunadamente, existen muchas herramientas que simplifican el proceso de programación de reuniones y ayudan a establecer horarios que funcionen para todos de forma rápida y sencilla. Estas herramientas no sólo ahorran tiempo, sino que también contribuyen a reducir errores y la coordinación entre equipos.

Estas herramientas de programación de reuniones facilitan la búsqueda de franjas horarias comunes o compartir su disponibilidad sin estrés innecesario. Verificar Las mejores aplicaciones y herramientas para programar reuniones y programar citas.

1. Garabato

proporciona Doodle Las opciones gratuitas y de suscripción simplifican la programación de reuniones, lo que la convierte en una de las mejores opciones para uso personal y profesional. Esta herramienta se distingue por sus funciones convenientes y fáciles de usar, que incluyen:

1. Detección automática de zonas horarias.
2. Sincroniza con Google Calendars, Office 365 y Apple iCloud.
3. Presentar horarios de reunión propuestos para votación.
4. Muestra automáticamente el mejor horario de reunión según la disponibilidad de todos.

Para crear una encuesta gratuita en Doodle, sigue estos pasos:

1. Visita la página web Doodle En la web o descarga la aplicación para iOS iOS O Android.
2. Localizar crear un diagrama.
3. Ingrese información del evento (por ejemplo, título, ubicación, etc.) y sugiera horarios de reunión.
4. Localizar Crear y compartir.

Si crea una cuenta, puede registrarse en la suscripción Doodle con uno de tres planes de pago: Gratis, Pro y Team. Con Doodle, podrá simplificar el proceso de programación y encontrar fácilmente el horario adecuado para la reunión.

2. Calendario de Google

Google Calendar se destaca como una de las mejores aplicaciones de programación debido a su interfaz fácil de usar y funciones personalizables. Google Calendar, un componente de un conjunto más amplio de herramientas, se integra fácilmente con otras aplicaciones de Google como Gmail, lo que brinda una amplia flexibilidad de funciones. Le permite crear horarios de grupo, realizar un seguimiento de la disponibilidad de todos, monitorear los estados fuera de la oficina y coordinar los plazos de manera eficiente.

Para programar una reunión, debe crear un calendario grupal en el sitio web o dentro de la aplicación. Estos son los pasos para comenzar:

1. encender calendario de Google En su computadora portátil, dispositivo Android o iOS.
2. Localizar Otros calendarios و Crear un nuevo calendario.
3. Haga clic en el ícono Más junto al nombre del calendario y seleccione Configuración y uso compartido.
4. Seleccione una opción Intercambio Para compartir el calendario.

Para una aplicación de reuniones multipropósito y fácil de usar, Google Calendar es una excelente opción. Si tiene muchas reuniones próximas, considere Estos consejos adicionales para mantener organizado tu Google Calendar.

3. Calendario

Preparar Calendario Otra gran opción con opciones de suscripción gratuita y premium. Cuando configura un horario, Calendly le preguntará sus preferencias de franja horaria y luego las utilizará para determinar su disponibilidad. El destinatario elegirá una hora de reunión por correo electrónico y, una vez confirmada, se agregará automáticamente a su calendario.

Las características adicionales notables de Calendly incluyen:

1. Integración con Google, Outlook, Microsoft Office e iCloud.
2. Proporcione espacios intermedios entre reuniones para dar cabida al trabajo adicional.
3. Ajustes automáticos por diferencias de zona horaria para determinar la disponibilidad.
4. Programación de reuniones individuales.
5. Monitoree las tasas de no presentación para cada reunión.

Calendly proporciona una solución de programación versátil con funciones diseñadas para simplificar el proceso y mejorar la productividad.

4. Encuesta de paja

Encuesta de paja Se trata de una herramienta que no requiere registro para crear diversas encuestas, pero sus creadores presumen específicamente de su capacidad para programar reuniones de forma rápida y eficaz. StrawPoll ha sido bien recibido como una herramienta rápida para programar reuniones en línea, especialmente cuando se programan reuniones con muchas personas.

Con StrawPoll, puedes:

1. Establezca una fecha de finalización y especifique quién puede editar los votos después de enviar la encuesta, si es necesario.
2. Seleccione rápidamente varios períodos de tiempo con un solo clic, ahorrando tiempo durante el proceso de programación.
3. Acceda a demostraciones en vídeo para aprender cómo funciona el sitio web y pruebe la votación en vivo antes de crear su propia encuesta. Por ejemplo, puedes ver una demostración para empleados. Encuesta de paja Eligen la fecha de la fiesta.
4. Muestre sus resultados finales en una tabla clara y fácil de leer.

Para comenzar, simplemente seleccione Crear encuesta en StrawPoll y agregue los detalles de la reunión; Su encuesta ya está completa. En la configuración avanzada, también puedes hacer que la encuesta sea privada con un enlace directo, permitir respuestas "si es necesario" y ocultar a los participantes entre sí. Ahora puedes ver Herramientas útiles para notas de reuniones generadas por IA.

5. reunión

proporciona Reunión Una gran plataforma para usar en tu teléfono, ya sea como creador o receptor. Esta herramienta de programación gratuita, de código abierto y sin publicidad no requiere registro y puede ejecutarse en su propio servidor para mantener la privacidad.

Para comenzar, simplemente ingrese los detalles de la reunión, como nombre, ubicación, descripción y fecha. Agregue períodos de tiempo (ideal para una vista semanal) o conviértalo en un día completo (ideal para una vista mensual), proporcione su nombre y correo electrónico para recibir detalles de inicio de sesión de administrador y luego comparta el enlace con otros. Rally también permite al creador de la encuesta actualizar detalles u opciones si es necesario, lo que permite volver a votar sin necesidad de un nuevo enlace.

Como destinatario, verá tres opciones de respuesta para los horarios de las reuniones: Sí (verde), Si es necesario (amarillo) y No (gris). Una vez que todos hayan respondido, los resultados aparecen en una tabla sencilla. Los participantes también podrán dejar comentarios y añadir su nombre al perfil, sin necesidad de registrarse. Para ver los resultados, puede exportar todos los datos como un archivo CSV. Esto facilita el análisis de las respuestas en una hoja de cálculo.

6.ZCal

Parece que la misión de ZCal es sacar a Calendly del negocio porque ofrecen las funciones más importantes de Calendly de forma gratuita. El desarrollador también afirma específicamente que seguirá siendo 100% gratuito para siempre y que siempre estará libre de publicidad.

Trabajando ZCal Con calendarios de Google y Microsoft. Cuando crea una invitación de ZCal, puede agregar un nombre, ubicación (o enlace de videoconferencia), descripción, foto de portada y más.

Las características adicionales de ZCal incluyen:

1. Capacidad para crear diferentes tipos de reuniones, programación individual, grupos, ligas, encuestas de reuniones y más.
2. Personalización Si te registras y creas un perfil. Esto incluye crear un currículum y agregar enlaces a sus cuentas de LinkedIn y X.
3. Puede grabar un vídeo de bienvenida en ZCal para animar a los participantes a unirse a la reunión.

Al seleccionar una plataforma, considere las preferencias de sus destinatarios: algunos pueden evitar encuestas que requieren registro, mientras que otros pueden apreciar las funciones flexibles. Teniendo esto en cuenta, descubrirá que estas herramientas de programación facilitarán mucho la organización de sus reuniones. Ahora puedes ver Las herramientas esenciales que necesita para que sus reuniones en línea sean productivas.